Zunehmend an Bedeutung gewinnt auch die automatisierte elektronische Archivierung von E-Mails in ein regelkonformes Archiv. Dies leistet das Modul TEAM UP! Archive Interface. Wer ein elektronisches Archiv einsetzt, möchte damit zwei Grundforderungen abdecken. Zum einen sollen die Daten revisionssicher gemäß den gesetzlichen Vorschriften abgelegt sein, zum anderen soll das Informations- oder Wissensmanagement dramatisch verbessert werden.

Durch die zentrale und regelbasierte Steuerung der Archivierung wird dem Anwender die Be­lastung genommen, selbst für die korrekte Ablage geschäftsrelevanter Dokumente und Nach­richten verantwortlich zu sein. Selbst definierbare Ausnahmeregelungen dienen der Wahrung von Datenschutzauflagen.

Während die Ablage der Nachrichten durchaus unstrukturiert erfolgen darf, sollte der Anwender bei der Recherche dennoch schnell zu für ihn nützlichen Informationen kommen. Durch eine sinnvolle Indexierung der zu archivierenden Daten wird dieser Anspruch hervorragend erfüllt. Der Anwender erhält genau die Nachrichten und Anhänge, die im Zusammenhang seiner An­frage stehen.

Zur Archivierung kommt das TEAM UP! Archive Interface zum Einsatz. Das Archive Interface ist eine Schnittstelle zur Kommunikation von TEAM UP! mit einem Archiv-Server. Dabei stellt das Archive Interface asynchron revisionsrelevante Funktionalität bereit. Durch den eigenen Spoolingmechanismus wird die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der jeweilgen Archivserver reduziert und die Betriebssicherheit erhöht.

Ausgangsseitig unterstützt das Archive Interface die Archiv-Server verschiedener Hersteller

TEAM UP! Archive Interface nutzt die erprobte und leistungsstarke Technologie führender Archivsystemanbieter im Markt. Daher ist es jederzeit möglich, die Archivierung auf andere Anwendungen im Unternehmen wie bei­spielsweise ERP oder Bürokommunikation auszudehnen. In Kombination mit den jeweiligen Modulen für MS-Office-, Exchange- und Notes-Nutzer ist die größtmögliche Integrationstiefe erreichbar.