E-Mail Management Software

Elektronische Poststelle unterstützt Anwender und spart Kosten

Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern findet heute zu mehr als 70% per E-Mail statt.

Damit wird E-Mail zu einem unverzichtbaren Werkzeug in Ihrem Unternehmen. Ein Ausfall des Mailservers  ist ebenso bitter wie der der Telefonanlage.

Die Außendarstellung, die bislang durch Nutzung von Briefpapier und die Einhaltung von Formvorschriften wie etwa Schriftarten oder Farben und grafische Elemente geleistet wurde, muss nun auch auf das aktuell meistgenutzte Medium übertragen werden.

Die weitestgehende Umstellung auf elektronische Korrespondenz bietet erhebliches Einsparpotenzial. Porto- und Materialkosten stellen dabei nur einen Teil dar. Mitarbeiter gewinnen durch die Umstellung auf E-Mail viel Zeit und können Dokumente leicht weiter be- und verarbeiten. Mit Hilfe von TEAM UP! als elektronischer Poststelle können darüber hinaus Anwender bei der Ausführung von Kernaufgaben optimal unterstützt werden.

Der Buchhalter, der für seine Aufgabe ausgebildet ist und bezahlt wird, gibt seine Rechnung bei der elektronischen Poststelle ab, indem er sie in seiner ERP Software wie gewohnt erstellt und dann nicht druckt, sondern sendet. Die weitere Bearbeitung erfolgt zentral und voll automatisiert. Die Rechnung wird in eine angemessene Form gebracht, die digitale Unterschrift wird eingebaut, die Mail wird verschlüsselt und vor dem Absenden im Archiv abgelegt.

Selbstverständlich werden auch alle anderen Vorgänge im Unternehmen bei ein- und ausgehender Post unterstützt.

TEAM UP! ist die E-Mail Management Lösung, die die genannten Anforderungen zuverlässig durch eine zentrale elektronische Poststelle erfüllt.

• Gesetzliche und Firmenvorschriften werden so umgesetzt, dass der elektronische Brief jeden Vergleich mit dem traditionellen Papierbrief besteht.
• Die Dokumententreue, die Authentizität wird eindeutig nachgewiesen.
• Die Vertraulichkeit wird bei der Vermittlung durch das Internet bewahrt.
• Die gesamte Korrespondenz wird gemäß gesetzlichen Vorschriften archiviert. Die Informationen stehen gemeinsam mit Dokumenten aus anderen Quellen für die Vorgangsbearbeitung zur Verfügung.

Die konsequent mit TEAM UP! organisierte Umstellung auf elektronische Kommunikation sorgt für schnelle Kostenersparnis, Produktivitätssteigerung und erhöhte Mitarbeitermotivation.